O escritório virtual ou virtual
office é um serviço oferecido
pelos espaços de Coworking e levam flexibilidade, praticidade, apoio e gestão operacional para as mpresas.
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O que é escritório virtual?
É um serviço que oferece as empresas apoio administrativo, utilização de infraestrutura profissional sem investimento inicial, possibilita praticidade, flexibilidade e economia.
Apesar do nome sugerir a inexistência de um espaço físico, o escritório virtual existe fisicamente e é estruturado para oferecer facilities as empresas.
A quem se destina?
Muito utilizado para pequenas, médias e até mesmo para grandes empresas, além claro, para quem é profissional liberal.
De uma forma bem ampla, atende para todos negócios que não precisam de um espaço fixo constante e primam pela profissionalização e qualidade de sua operação.
Vantagens
Endereço corporativo em localização privilegiada
Apoio operacional de equipes qualificadas;
Aumento de produtividade, liberdade e flexibilidade;
Gerenciamento eficaz de recados e correspondências;
Excelente opção de investimento para seu negócio;
Pontos de atenção
É importante observar esses tópicos para eles que não se tornem reais desvantagens.
Escritório Virtual sem apoio tecnológico para o atendimento profissional do seu negócio;
Atendimento incompleto, caso você não faça opção por escritório estruturado para sua empresa;
Espaços com infraestrutura inadequada que venham prejudicar a imagem do seu negócio;
Atendimento telefônico personalizado
A empresa terá um número de telefone fixo, com atendimento personalizado, onde as atendentes irão anunciar o nome da sua empresa e dar as informações do seu negócio para seu cliente.
Todos os recados são anotados em detalhes, como: nome, telefone, e-mail e o assunto que seu cliente deixou com as atendentes.
Em seguida é enviado um e-mail para você contendo todas as informações deixadas pelo seu cliente.
Transferência de ligações
Com o recurso de transferências de ligações, podemos transferir todas as chamadas que chegam para sua empresa para seu telefone celular ou qualquer outro número indicado, sem custos adicionais.
Todas as transferências são assistidas.
As que não forem atendidas terão seus recados anotados conforme roteiro de atendimento e enviadas por e-mail.
Endereço comercial
Um endereço de prestígio para ser usado como endereço comercial. Um endereço profissional libera o empresário de preocupações sobre privacidade e segurança pessoal inerentes a um negócio baseado na casa.
É possível utilizar o endereço comercial para produzir a papelaria da empresa, colocando o endereço do escritório virtual no cartão de visitas, sites, material institucional e publicitário.
No caso de empresas grandes, podem contratar o serviço para se expandir para novos mercados, utilizando uma empresa de escritório virtual com vários locais em distintas cidades ou países.
Endereço fiscal
Em conjunto com o endereço comercial é possível utilizar o endereço do escritório virtual para fins fiscais, com o objetivo de regularizar ou constituir a empresa junto aos órgãos competentes, como prefeituras
e receita federal.
Com o endereço fiscal você emite o CNPJ da sua empresa, o alvará de funcionamento e a regularização da sua empresa na junta comercial.
Apoio Operacional
Como apoio operacional, as recepcionistas e atendentes do escritório virtual podem receber, assinar a recepção de correspondências, documentos, encomendas e entregas.
Com a autorização dos clientes, é possível abrir as correpondências, digitalizar, armazenar e enviar para os clientes.
Também cumprem a função de receber e orientar a participantes de reuniões programadas pelo contratante do serviço.
Salas de reunião e treinamento
A disponibilidade sob demanda para uso das salas de reuniões ou escritórios e em alguns casos salas de treinamento para eventos, workshops
e palestras.
Espaços de coworking estão sempre inovando e oferecendo mais serviços agregados aos clientes.
Serviços adicionais do escritório virtual
O escritório virtual oferece para aqueles que usam eventualmente suas instalações o serviço completo de um escritório corporativo, internet link dedicado, copiadora, impressora, recursos avançados de telefonia, teleconferência, videoconferência, sala de espera e um espaço gourmet.
Coworking
É perfeitamente possível atender ao cliente do escritório virtual em estações de trabalho no coworking.
É um serviço que pode ser contratado por demanda para atender casos esporádicos, mas que também funciona como complemento dependendo da necessidade do cliente.
A forma híbrida de trabalho, utilizando os escritórios compartilhados estão sendo cada vez mais adotadas.